Ablauf einer Anfrage

Im Folgenden wird kurz der Weg von der Anfrage bis zur Auslieferung beschrieben.

Weg in Hessen:

1. Eine bezugberechtigte Schülerin/ein Schüler in Hessen benötigt ein bestimmtes Schulbuch.
   a) Inklusive Beschulung: die beratende Lehrkraft oder die Schulleitung wendet sich mit dem Formblatt "Anforderungsformular_PDF-Dateien_IB_Hessen.dotx" direkt an die Zentralstelle. Das Anforderungsformular muss vorher von den Eltern und von der Schulleitung bzw. deren Beauftragten unterschrieben worden sein.
   b) Förderschule Sehen: die Schulleitung wendet sich mit dem Formblatt "Anforderungsformular_PDF-Dateien_FoeS_Sehen_Hessen.dotx" direkt an die Zentralstelle. Das Anforderungsformular muss vorher von den Eltern und von der Schulleitung bzw. deren Beauftragten unterschrieben worden sein.
2. Frau Bork, Sachbearbeiterin an der Zentralstelle, überprüft, ob sich die Schulbuchdatei im Bestand befindet und fragt ggf. die Datei beim Verlag an.
3. Der Verlag stellt die Datei über den verlagseigenen OwnCloud Zugang, in Form eines Downloads oder als DVD zur Verfügung.
4. Die Datei wird vor der Auslieferung signiert und für eine weitere Bearbeitung gesperrt. Gleichzeitig wird ein persönlicher OwnCloud Zugang für die Schülerin oder den Schüler bzw. die Förderschule Sehen erstellt. Über diesen Zugang ist die Datei dann abrufbar.
5. Frau Bork vermerkt die Auslieferung in einer Datenbank und informiert die Schulleitung bzw. deren Beauftragten über die Bereitstellung und die Zugangsdaten für das Konto. Die Schulleitung bzw. deren Beauftragte entscheiden darüber, ob die Schülerin oder der Schüler die Zugangsdaten erhält und damit im Zukunft Dateien selber abrufen kann.
6. Nach der Erstanmeldung sollte der Benutzer im Owncloud-Konto seine E-Mailadresse hinterlegen und die Benachrichtungsfunktion aktivieren, damit er in Zukunft automatisch über neu eingestellte Dateien informiert wird.
7. Übertragene Dateien werden über den OwnCloud Zugang mit der Funktion "Teilen" der Zentralstelle wieder zur Verfügung gestellt.

Weg für andere Bundesländer:

1. Eine bezugberechtigte Schülerin/ein Schüler benötigt ein bestimmtes Schulbuch.
   a) Inklusive Beschulung: die beratende Lehrkraft oder die Schulleitung wendet sich mit dem Formblatt "Anforderungsformular_PDF-Dateien_IB.dotx" an eine der in der Liste aufgeführten bezugsberechtigten Institutionen (s. Menüpunkt Bezugsberechtigte). Das Anforderungsformular muss vorher von den Eltern und von der Schulleitung bzw. deren Beauftragten unterschrieben worden sein.
   b) Förderschule Sehen: die Schulleitung wendet sich mit dem Formblatt "Anforderungsformular_PDF-Dateien_FoeS_Sehen.dotx" an eine der in der Liste aufgeführten bezugsberechtigten Institutionen (s. Menüpunkt Bezugsberechtigte). Das Anforderungsformular muss vorher von den Eltern und von der Schulleitung bzw. deren Beauftragten unterschrieben worden sein.
2. Die bezugsberechtigte Institution stellt eine entsprechende Anfrage.
3. Frau Bork, Sachbearbeiterin an der Zentralstelle, überprüft, ob sich die Schulbuchdatei im Bestand befindet und fragt ggf. die Datei beim Verlag an.
4. Der Verlag stellt die Datei über den verlagseigenen OwnCloud Zugang, in Form eines Downloads oder als DVD zur Verfügung.
5. Die Datei wird vor der Auslieferung signiert. Gleichzeitig wird ein OwnCloud Zugang für die anfragende Institution erstellt. Über diesen Zugang ist die Datei dann abrufbar.
6. Frau Bork vermerkt die Auslieferung in einer Datenbank und informiert die anfragende Institution über die Bereitstellung und die Zugangsdaten für das Konto.
7. Nach der Erstanmeldung sollte die Institution im Owncloud-Konto ihre E-Mailadresse hinterlegen und die Benachrichtungsfunktion aktivieren, damit sie in Zukunft automatisch über neu eingestellte Dateien informiert wird.
8. Es liegt in der Verantwortung der jeweiligen Institution bzw. des jeweiligen Bundeslandes, in welcher Form die von der Zentralstelle bereitgestellten Dateien an die Schülerin/den Schüler weitergegeben wird.
9. Übertragene Dateien werden über den OwnCloud Zugang mit der Funktion "Teilen" der Zentralstelle wieder zur Verfügung gestellt.